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浅谈物业企业档案管理
发布时间:2015-10-17浏览次数:1259

     物业档案管理工作是物业管理的基础工作,有了规范化、标准化的档案管理,在企业管理、区域规划、工程改扩建、房屋维修、社区服务、协调企业与业主的关系等方面提供充分的保证。档案管理应当坚持“及时归档,合理分类,规范整理、安全保管、方便利用”的原则。

一、物业档案资料的含义

物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案管理的依据

物业档案管理的依据主要有《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》、《物业管理条例》等。

三、物业档案的建立

物业档案的建立包括收集、整理、归档和利用四个环节。

(一)收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给负责档案的部门,物业资料按不同的标准有不同的分类。

(二)整理是指把处于相对零乱、分散的档案,经过分类组合、排列、编目,使档案系列化、系统化的工作。

(三)归档是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存,从大分类到小分类,再至细分、排序,归档及时,分类合理。

(四)利用是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务,提供利用是档案工作的中心任务,也是档案工作的成果。同时通过提供利用,使档案工作不断完善和发展。

四、物业档案整理的分类

(一)按时间顺序分类:设计规划阶段、竣工验收阶段、委托管理阶段、招投标阶段、用户入住阶段、日常管理阶段。

(二)按物业管理参与者分类:在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位收集到工程建设产权和工程技术资料;在业主入住和进行二次装修阶段收集业主客户资料;在日常管理中收集房屋档案、设备运行、秩序维护、环境清洁、投诉回访等资料;通过政府主管部门获取的相关资料。

五、物业档案管理的目录

档案材料可设一级类目,用阿拉伯数字表示,分别是:建设工程管理(01)、项目综合管理(02)、业主入住管理(03)、设备设施管理(04)、秩序维护管理(05)、环境绿化管理(06)、客户服务管理(07)、社区文化管理(08)、财务管理(09)和其他文件(10)等。在一级类目下根据档案实际情况可下设若干级类目,分别用阿拉数字表示,各级类目间用“-”表示。

六、物业档案盒标识、资料装订

文件保管期限按照永久、长期、短期划分,具体按本企业要求确定。将文件材料在分类目录中最低一级类目下,根据材料多少按月、季、半年度、年度装订成册。统一封面,封面一般要有文件名称、保管单位、保管期限等内容。

装订成册的资料,放置于档案盒内,一般按年装盒保存。盒内编制目录索引,以便于查找。

七、物业档案资料的储存、借阅、销毁

档案室应保持干燥、通风、清洁,注意防盗,并确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

档案的借阅、销毁按企业规定执行。

 

 

                                              【文:辰元小区管理处  史荣】